Datenschutz

1. Verantwortlicher und Kontakt

Für den Betrieb dieser Website, die Verwaltung der Benutzerzugänge und eigene geschäftliche Kommunikation ist verantwortlich:

An diese Kontaktdaten können Sie auch Datenschutzanfragen richten. Für Daten, die eine Kundenfirma in ihrem Firmenbereich verarbeiten lässt, beachten Sie bitte zusätzlich Abschnitt 5.

2. Seitenaufruf und Hosting

Beim Aufruf verarbeitet unser Server Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse und die technisch übermittelten Verbindungs- und Browserinformationen, um die angeforderte Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Technische Fehler- und Sicherheitsmeldungen können Angaben zur Anfrage enthalten. Ein separates Protokoll sämtlicher Webseitenaufrufe ist im Webserver nicht eingeschaltet.

Der Server wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben. IONOS stellt die technische Hosting-Infrastruktur bereit und kann im Rahmen dieser Leistung Empfänger von Daten sein. Hinweise von IONOS finden Sie unter Datenschutz bei IONOS.

Die Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem zuverlässigen, sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Eine Verbindung über HTTPS schützt die Übertragung. Die Website lädt Schriftarten und Gestaltung ausschließlich von unserem eigenen Server. Analyse- und Werbedienste, eingebettete Videos, externe Karten und soziale Plugins sind nicht eingebunden.

3. Notwendige Cookies

Die öffentliche Startseite sowie Impressum und Datenschutz setzen selbst keine Cookies. In der Anwendung werden ausschließlich Cookies benötigt, die Anmeldung und Formulare absichern:

Beide Cookies werden ausschließlich über HTTPS übertragen und sind gegen Auslesen durch Skripte geschützt. Sie sind für die ausdrücklich angeforderten Anmelde- und Formularfunktionen erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Für die damit verbundene personenbezogene Datenverarbeitung ist unser Interesse an der sicheren Zugangsverwaltung maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO); bei eigenen Vertragsbeziehungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Ein Einwilligungsbanner ist für diese ausschließlich notwendigen Funktionen nicht vorgesehen. Sie können Cookies im Browser löschen oder sperren; die Anmeldung und Formularübermittlung funktionieren dann gegebenenfalls nicht.

4. Benutzerkonten und Sicherheit

Für Benutzerzugänge verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und deren Bestätigungsstatus, angeforderte Änderungen der E-Mail-Adresse, Passwort-Prüfwert, Kontokennung, freigeschaltete Firmenzuordnungen, bevorzugte und aktive Firma, Rolle, ausdrücklich vergebene Zeitberechtigung, Kontostatus, die Einstellung für den automatischen Pausenabzug und sicherheitsrelevante Änderungen. Passwörter werden als nicht direkt umkehrbare Prüfwerte gespeichert. Bei freiwilliger Zwei-Faktor-Anmeldung kommen ein verschlüsselt gespeichertes Authenticator-Geheimnis sowie Prüfwerte einmaliger Notfallcodes hinzu. Authenticator-QR-Codes werden auf unserem Server erzeugt.

Zur Begrenzung von Anmeldeversuchen verwenden wir technische Zähler mit schlüsselgeschützten Prüfsummen von IP-Adresse bzw. eingegebener Zugangskennung. In diesen Zählern werden die Ausgangswerte nicht im Klartext gespeichert. Sitzungen und Einladungen enthalten außerdem Ablauf- und gegebenenfalls Nutzungszeitpunkte. Bei der Bestätigung einer Einladung per E-Mail speichern wir schlüsselgeschützte Prüfwerte des Codes und seiner Browserbindung, die Anzahl fehlgeschlagener Versuche sowie Ablauf- und Nutzungszeitpunkte. Der Code ist einmalig, gilt höchstens zehn Minuten und wird nach fünf Fehlversuchen gesperrt. Die Bereitstellung dieser Angaben ist für den jeweiligen Zugang erforderlich; ohne Anmeldedaten kann kein geschützter Zugang eingerichtet werden.

Rechtsgrundlage für die eigene Verwaltung und Absicherung von Benutzerzugängen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, für die Durchführung eines Vertrages mit der betroffenen Person Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Verarbeitung im Auftrag einer Kundenfirma gilt die Rollenverteilung in Abschnitt 5.

5. Firmenbereiche und Support

In den Firmenbereichen werden Firmenname, Kontakt-E-Mail, Kundenstatus, Zugangsrollen und Firmeneinstellungen verarbeitet. Die Zeiterfassung speichert kontobezogene Arbeits- und Pausenbeginn- bzw. Endzeitpunkte, Zeitdauern, Schichtstatus sowie Nachtrags- und Korrekturanträge mit Begründung, Entscheidung und Änderungsverlauf. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten; ausdrücklich Berechtigte können Firmenzeiten einsehen, exportieren und fremde Anträge entscheiden. Firmenadmins dürfen eigene Anträge selbst entscheiden; für andere Rollen ist die Entscheidung durch eine andere berechtigte Person erforderlich. Beim Feierabend geben Mitarbeitende ihre gesamte Pause an. Ist der automatische Abzug aktiviert und die Angabe leer, wird der zuvor angezeigte Gesamtwert beim bestätigten Speichern übernommen. Manuelle, gestempelte und automatisch angesetzte Pausen werden unterschieden. Gesamtpause, Herkunft, vorgemerkte Endzeit sowie ursprüngliche und neue Zeitwerte werden im Zeitverlauf dokumentiert.

Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Auftrag einer Kundenfirma bestimmt grundsätzlich die jeweilige Firma die Zwecke und Rechtsgrundlagen. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach ihren dokumentierten Weisungen. Vor einer solchen Nutzung sind eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die erforderlichen betrieblichen Regelungen notwendig. Diese Website-Erklärung ersetzt die Datenschutzinformationen des Arbeitgebers nicht.

Ein Anbieter-Supportzugriff ist einer bestimmten Firma zugeordnet, benötigt einen dokumentierten Anlass und ist zeitlich begrenzt. Berechtigte Supportpersonen können Daten im Rahmen dieses Zugriffs ansehen und ändern. Protokolliert werden unter anderem bearbeitendes Konto, Zeitpunkt, Anlass, betroffene Firma und bei Änderungen der Firmeneinstellungen vorherige und neue Werte. Änderungen an Zeiten werden mit ursprünglichen und neuen Werten sowie der bearbeitenden Person dokumentiert; der Zeitverlauf kann im berechtigten JSON-Export enthalten sein. Eine allgemeine Übersicht sämtlicher interner Sicherheitsereignisse ist damit nicht verbunden. Berechtigte Firmenadministrationen können den Verlauf der Firmeneinstellungen im Firmenbereich einsehen. Der interne Sicherheitsverlauf kann darüber hinaus Ereignisse enthalten, die nicht in dieser Ansicht erscheinen.

Für eigene Nachweise zur sicheren Zugangsverwaltung ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit Kundendaten im Auftrag betroffen sind, richtet sich der Zugriff zusätzlich nach den Weisungen und der Vereinbarung mit der Kundenfirma.

6. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verwenden wir die übermittelten Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte und erforderlichen Vorgangsdaten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Für allgemeine Anfragen ist Grundlage unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO); betrifft die Anfrage einen Vertrag mit Ihnen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Kommunikationsdienstleister können dabei technisch erforderliche Daten verarbeiten. Einladungen, E-Mail-Bestätigungen und angeforderte Passwort-Zurücksetzungen werden über das IONOS-Absenderpostfach noreply@arbeitszeit-digital.de versendet. Dafür werden Empfängeradresse, erforderlicher Nachrichteninhalt, Versandzeitpunkt und technischer Versandstatus verarbeitet. Zugangspasswörter werden nicht per E-Mail versendet. Bei neuen Einladungen mit E-Mail-Bestätigung fordert die eingeladene Person einen einmaligen Code an; dieser wird an die festgelegte Einladungsadresse gesendet. Bei älteren Einladungen kann noch ein separat übergebener Einladungscode erforderlich sein. Es gibt kein Kontaktformular und keinen Newsletter. Eine automatische E-Mail-Benachrichtigung über Zeitanträge ist noch nicht enthalten.

Bitte übermitteln Sie uns keine Passwörter, Authenticator-Geheimnisse oder ungeschützten Beschäftigtendaten per E-Mail.

7. Speicherung und Empfänger

• Sitzungen: Anmeldungen laufen regulär nach 30 Minuten ab. Abgelaufene Sitzungsdatensätze werden beim täglichen technischen Bereinigungslauf entfernt.
• Anmeldebegrenzung: Zähler mit einem Zeitfenster, das länger als einen Tag zurückliegt, werden beim täglichen Bereinigungslauf entfernt. Die tatsächliche Speicherung kann daher bis ungefähr zwei Tage dauern.
• Betriebs- und Fehlerprotokolle: Die technischen Systemprotokolle werden zeitlich begrenzt rotiert. Die reguläre Aufbewahrung beträgt ungefähr 15 Tage (14 Tage zuzüglich des laufenden täglichen Rotationsabschnitts). Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können erforderliche Auszüge gesondert bis zur Aufklärung oder zur notwendigen Rechtsverfolgung aufbewahrt werden.
• Konten, Firmen-, Zeit- und Supportdaten: Diese werden für die Dauer des freigeschalteten Benutzerzugangs und solange sie zur Bearbeitung zugehöriger Vorgänge notwendig sind vorgehalten. Nach Wegfall dieses Zwecks erfolgt die Löschprüfung durch uns; eine automatische Löschung der Firmen- und Supportdaten ist noch nicht eingerichtet. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an den Kontakt in Abschnitt 1.
• Einladungsbestätigung: Abgelaufene Datensätze der zehn Minuten gültigen E-Mail-Codes werden nach einem Tag beim täglichen Bereinigungslauf entfernt; die tatsächliche Speicherung kann daher bis ungefähr zwei Tage nach Ablauf dauern.
• Technische Mailwarteschlange: Nachrichteninhalte werden verschlüsselt vorgehalten; Empfängeradresse, Inhalt und Versandstatus werden beim täglichen Bereinigungslauf nach sieben Tagen gelöscht (dadurch bis ungefähr acht Tage Speicherung). Versandversuche sind auf fünf begrenzt. Bestätigungslinks gelten 24 Stunden, E-Mail-Codes zur Einladungsbestätigung höchstens zehn Minuten, Einladungslinks und ältere separat übergebene Einladungscodes höchstens 48 Stunden, Passwort-Zurücksetzungen höchstens eine Stunde. E-Mails im Absender- und Empfängerpostfach unterliegen deren separater Aufbewahrung.
• Kontaktvorgänge: Nach abschließender Bearbeitung entfällt grundsätzlich der Speicherzweck. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die notwendige Durchsetzung bzw. Abwehr konkreter Rechtsansprüche entgegenstehen, werden die hierfür erforderlichen Unterlagen entsprechend länger und zweckbeschränkt aufbewahrt.

Zugriff erhalten nur entsprechend berechtigte Personen sowie für den Betrieb erforderliche Dienstleister, insbesondere der Hostinganbieter. Eine Offenlegung an Behörden erfolgt nur bei entsprechender rechtlicher Verpflichtung. Daten werden nicht zu Werbezwecken verkauft. Es werden keine externen Analyse- oder Marketingempfänger über die Website eingebunden. Eine vollständige Freigabe für echte Kundendaten einschließlich Sicherungs- und Löschverfahren steht noch aus.

8. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für private Unternehmen mit Sitz in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) zuständig: Promenade 18, 91522 Ansbach; Postanschrift: Postfach 1349, 91504 Ansbach.

Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung einschließlich Profiling finden in diesem Dienst nicht statt. Die technische Anmeldebegrenzung dient ausschließlich dem Schutz der Zugänge.

Ändern sich Funktionen oder eingesetzte Dienstleister, passen wir diese Hinweise an. Maßgeblich ist der oben genannte Stand.